La justificación empieza antes de la primera compra
Una resolución favorable no libera al beneficiario de obligaciones. Debes acreditar la realización de la actividad, el destino de los fondos y las condiciones de la concesión. La forma de justificar se determina en las bases y resolución, dentro del marco de la Ley General de Subvenciones y su reglamento.
La mejor prevención consiste en diseñar el archivo y calendario antes de ejecutar. Al final puede ser imposible recuperar una oferta que debió pedirse antes del contrato, un registro de horas no llevado o una evidencia del estado previo de una instalación.
Identifica tu modalidad: no todas exigen lo mismo
| Modalidad | Qué acredita | Qué debes revisar |
|---|---|---|
| Cuenta justificativa con gastos | Actuación y relación económica con justificantes | Contenido, originales y formato |
| Cuenta con informe de auditor | Revisión según alcance regulado | Auditor habilitado, alcance y contratación |
| Cuenta simplificada | Actuación y relación de gastos, con controles previstos | Que las bases permitan la modalidad |
| Módulos | Unidades y actividad efectivamente realizadas | Medición y comprobaciones |
| Estados contables u otras formas admitidas | Información definida en la regulación | Aplicabilidad al expediente |
El artículo 75 del reglamento contempla la cuenta simplificada para subvenciones de importe inferior a 60.000 € si las bases lo prevén. No significa que todas las ayudas pequeñas estén exentas de facturas ni que el organismo no pueda pedir justificantes. El coste de auditoría solo debe presupuestarse como subvencionable si la regulación lo admite.
Cuatro calendarios, no una sola fecha
Separa periodo de ejecución, plazo de pago, plazo de justificación y obligaciones de mantenimiento. Como regla del artículo 31.2 de la Ley, salvo disposición expresa en contrario, se considera gasto realizado el efectivamente pagado antes del fin del periodo de justificación. Por tanto, no es correcto afirmar que todos los pagos deban hacerse siempre dentro del periodo de ejecución. Las bases pueden ser más específicas.
Añade hitos de notificación, solicitudes de modificación y requerimientos. Si los documentos difieren, consulta al gestor del programa: no elijas unilateralmente la fecha más conveniente.
Ejemplo ilustrativo: la ejecución termina el 30 de septiembre y la justificación el 30 de noviembre. Una factura emitida en septiembre y pagada en octubre no se puede aceptar ni descartar sin leer la regla de pago aplicable. Guarda la prueba y comprueba también los plazos de pago comerciales cuando corresponda.
El expediente económico: cada gasto debe cerrar una cadena
| Campo | Qué registrar | Prueba asociada |
|---|---|---|
| Partida aprobada | Actividad y límite | Resolución y presupuesto |
| Proveedor | Identidad y relación con beneficiario | Oferta y contrato |
| Factura | Número, fecha, concepto y base | Documento completo |
| Pago | Fecha, importe y titular | Transferencia y extracto |
| Imputación | Parte atribuida al proyecto | Criterio y cálculo |
| Resultado | Qué se ejecutó realmente | Entregable, informe o evidencia |
El total de la relación de gastos debe cuadrar con justificantes e imputación. Si un pago agrupa facturas, explica su conciliación. Si imputas solo una parte de una factura, deja el cálculo visible. No sustituyas un justificante bancario por una captura de una orden pendiente.
Personal, ofertas y proveedores vinculados
En personal, prepara nóminas, pagos, documentación de cotización —RLC y RNT cuando correspondan— y el método de cálculo exigido. Si se pide dedicación, registra horas con coherencia y sin duplicarlas en otros proyectos. Los modelos tributarios por sí solos no prueban la asignación a una actividad.
El artículo 31.3 regula las ofertas previas cuando se superan las cuantías pertinentes, con excepciones previstas. Revisa umbrales, momento y condiciones con el organismo. Pedir tres ofertas después de contratar no demuestra una selección previa. Si no eliges la opción económicamente más ventajosa, fundamenta la decisión según los criterios permitidos.
La subcontratación y contratación con vinculadas tienen reglas propias. Consulta autorizaciones y límites antes de firmar; no asumas que una factura intragrupo se acepta por estar a precio de mercado.
Memoria de actuación: del objetivo al resultado
No repitas la memoria de solicitud en futuro. Explica qué hiciste, qué cambió respecto al plan, qué entregables existen y cómo mediste los resultados. Diferencia resultado alcanzado de expectativa comercial.
Si se comprometió una reducción de consumo, identifica mediciones y condiciones de comparación. Si se financiaron acciones formativas, acredita participantes y realización. Si hubo cambios, enlaza con su autorización. Las evidencias deben permitir al revisor reconstruir la actividad sin conocer tu empresa.
Gastos, publicidad y archivo
El IVA recuperable no es subvencionable conforme al artículo 31.8. Otras exclusiones dependen de la ley y bases: gastos innecesarios, importes fuera de mercado, conceptos no admitidos o fechas inadecuadas. No todo interés o coste financiero recibe el mismo tratamiento; lee las reglas específicas en lugar de aplicar una lista universal.
Conserva las evidencias de publicidad exigidas: textos, carteles, web, fotos y fechas. El periodo de archivo debe extraerse del régimen y expediente; no confundas prescripción con un permiso automático para destruir documentación. Puede haber controles posteriores y obligaciones europeas adicionales.
Si recibes un requerimiento o propuesta de reintegro
Identifica el acto, la fecha de notificación y el plazo aplicable. Prepara una respuesta ordenada por punto, con documento y explicación. Pedir una ampliación no suspende por sí solo el plazo: no dependas de ella sin autorización y comprueba si legalmente procede.
La subsanación permite corregir carencias según el procedimiento, pero no inventar una ejecución que no ocurrió. En un reintegro, revisa hechos, importe, intereses y trámite de audiencia; aporta evidencia y solicita asesoramiento si hay una discrepancia relevante. La proporcionalidad depende de las reglas y del cumplimiento acreditado, no de una reducción automática.
Simulación de revisión: prueba tu expediente antes de enviarlo
Elige tres gastos de tipos distintos y pide a alguien que no haya gestionado el proyecto que reconstruya su historia. Debe encontrar autorización, proveedor, factura, pago, imputación y resultado sin pedirte explicaciones. Si no puede, mejora nombres, índices y referencias. Una carpeta con cientos de documentos no es necesariamente una cuenta justificativa clara.
Haz una segunda comprobación numérica: suma bases, impuestos, importes imputados y pagos, y contrasta el total con la memoria económica. Explica abonos, devoluciones, diferencias de cambio o pagos agrupados cuando existan. No ocultes una diferencia redondeando el cuadro; documenta su causa y comprueba su tratamiento.
Comprueba también consistencia narrativa. Si la memoria dice que se implantaron cuatro equipos y las facturas describen tres, falta una explicación. Si se comprometieron jornadas de formación, busca fechas y participantes. La evidencia material y el relato deben coincidir.
Cómo responder de forma ordenada a un requerimiento
Prepara un índice que reproduzca cada punto del requerimiento. Para cada uno, indica respuesta, documento, página y explicación del vínculo. Si no puedes acreditar un gasto, no inventes un comprobante: identifica la incidencia, revisa alternativas admisibles y solicita asesoramiento sobre sus consecuencias.
Asigna una persona al control del plazo y otra a la revisión de archivos y firma. Conserva la notificación original y el justificante de respuesta. Un correo informal a un técnico no sustituye la presentación por el canal del procedimiento salvo que este lo permita expresamente.
Checklist final, fuentes y siguiente paso
Comprueba modalidad, calendario, totales, pagos, otras ayudas, resultados y publicidad. Revisa poderes, firma, formatos y justificante de registro. Conserva una copia exacta de lo presentado.
Fuentes: Ley 38/2003, artículos 14, 30, 31 y 37 y Real Decreto 887/2006, artículos 69 a 75. Continúa con compatibilidad y mínimis y crea tu calendario a partir de la resolución. Revisada el 9 de octubre de 2026; las condiciones de tu ayuda prevalecen.